نحوه تحریر و نگهداری دفاتر قانونی

ماده 11 . مودیانی که دفتر روزنامه و کل نگهداری می نمایند باید کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی و مودیان مجاز به نگهداری دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) باید هرگونه درآمد و هزینه و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک خود را طبق مقررات این آئین نامه حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آن که برای نگهداری حساب ها از ماشین های الکترونیکی و کارت های حساب استفاده شود.
تبصره - در خصوص اشخاص حقوقی و صاحبان مشاغل موضوع بند الف ماده 95 قانون مالیات های مستقیم، اشتباهات حسابداری در صورت ارائه مستندات مربوط چنانچه بر پایه استانداردهای حسابداری در دفاتر همان سال اصلاح شود، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
ماده 12 . مودیان مجاز به دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) می توانند تمام یا قسمتی از درآمد و هزینه های مشابه روزانه را تحت یک شماره ردیف در دفتر ثبت نمایند. مشروط بر این که در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آن ها را قید و اگر متکی به اسناد و مدارک باشد، مشخصات آن را نیز در ستون مزبور درج نمایند. اقلام درآمد و هزینه و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک که در حدود متعارف متکی به اسناد و مدارک است، می بایست پس از ثبت در دفتر مشاغل، اسناد و مدارک مربوط به ترتیب شماره ردیف دفتر و به نحوی که برای رسیدگی ماموران تشخیص مالیات قابل استفاده باشد، نگهداری گردد.
ماده 13 . در مواردی که دفاتر روزنامه و کل نگهداری می شود، کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی مربوط و در موارد نگهداری دفاتر مشاغل، درآمدها و هزینه ها و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک باید در همان روز انجام، حسب مورد در دفاتر روزنامه و مشاغل ثبت گردد.
تبصره 1 - تاریخ مذکور در مدارک یا فاکتور فروش یا خرید یا ... ملاک قطعی تاخیر تحریر شناخته نمی شود و هرگاه انجام و ختم این گونه اعمال با توجه به روش و طرز کار موسسه تابع تشریفات و طی مراحلی باشد تا موضوع آماده برای ثبت در دفتر مربوط شود، فاصله بین تاریخ فاکتور یا مدارک و روز آماده شدن آن برای ثبت در دفتر تاخیر ثبت تلقی نخواهد شد.
تبصره 2 - تاخیر در تحریر عملیات در صورتی که به منظور سوء استفاده نباشد تا 15 روز به تشخیص اداره امور مالیاتی و بیش از آن به تشخیص هئیت سه نفری موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالیات های مستقیم مصوب 03/12/1366 و اصلاحیه های بعدی به قانونی بودن دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
تبصره 3 - در مواردی که دفاتر موضوع این آئین نامه توسط مقامات قضایی یا سایر مراجع قانونی و یا به عللی خارج از اختیار مودی از دسترس مودی خارج شود و صاحب دفتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف 30 روز دفاتر جدید امضا، پلمپ و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید ثبت کند، تاخیر ثبت عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
تبصره 4 – تاخیر در ثبت در مورد اشخاص حقوقی جدید التاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا 30 روز مجاز خواهد بود.
ماده 14 . کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود.
ماده 15 . اشخاص ملزم به نگهداری دفاتر روزنامه و کل که دارای شعبه هستند، مکلفند با توجه به روش های حسابداری خلاصه عملیات شعب یا شعبه خود را در صورتی که دارای دفاتر پلمپ شده باشند، حداکثر تا 4 ماه پس از سال مالیاتی (حداقل سالی یکبار)و در غیر این صورت کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی شعبه یا شعب خود را ظرف مهلت 30 روز از تاریخ وقوع در دفتر روزنامه مرکز ثبت کنند.
ماده 16 . امضا و پلمپ دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر این که تا تاریخ امضا و پلمپ هیچ گونه عمل مالی و پولی صورت نگرفته باشد و همچنین تاخیر امضا و پلمپ تا حد مجاز مقرر در تبصره های 3 و 4 ماده 13 این آئین نامه در مورد دفتر روزنامه یا حسب مورد دفتر مشاغل و ماده 14 این آئین نامه در مورد دفتر کل، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
ماده 17 . مودیانی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می نمایند، موظفند خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی طی هر ماه را تحت سرفصل های دفتر کل حداکثر تا پایان ماه بعد در دفاتر روزنامه و مشاغل حسب مورد ثبت نمایند. علاوه بر این که به منظور تسهیل رسیدگی باید دستورالعمل های نحوه کار با نرم افزارهای مورد استفاده را در اختیار ماموران رسیدگی قرار دهند. ضمناً مودیان مذکور هر سه ماه یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را حداکثر 10 روز پس از پایان سه ماه به اداره امور مالیاتی مربوطه تسلیم نمایند.
اصلاحیه ماده 17 مورخ 01/07/86 که نسبت به سال مالی که از 01/01/85 شروع شده قابل تسری است:
مودیانی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می نمایند، موظفند حداقل ماهی یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را در دفتر روزنامه یا دفتر مشاغل حسب مورد ثبت و حداکثر ظرف مهلت تعیین شده در ماده 14 این آئین نامه به دفتر کل منتقل کنند. علاوه بر این به منظور تسهیل رسیدگی باید آئین نامه ها یا دستورالعمل های کار ماشین، برنامه های آن و نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده را در اختیار ماموران رسیدگی قرار دهند. ضمناً مودیان مکلفند خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را برای هر یک از سه ماهه اول تا سوم هر سال حداکثر ظرف مدت یک ماه پس از پایان سه ماه و برای سه ماهه چهارم تا تاریخ انقضای مهلت تسلیم اظهارنامه به ادارات امور مالیاتی مربوطه تسلیم نمایند.
فصل چهارم. چگونگی تنظیم صورت های مالی نهایی
ماده 18 . اشخاص حقوقی و مشمولین بند الف ماده 96 قانون مالیات های مستقیم مصوب 27/11/1380 مکلفند صورت های مالی نهایی خود را با رعایت استاندارد حسابداری شماره یک که از طرف مراجع ذیربط اعلام گردیده و از تاریخ 01/01/1380 لازم الاجرا می باشد، تهیه و تنظیم نمایند.
تبصره - اشخاص یاد شده مکلفند صورتهای مالی نهایی خود را بر اساس آخرین استاندارد حسابداری که از طرف مراجع ذیربط اعلام می شود تهیه و تنظیم نمایند.
تبصره - در مواردی که فرم اظهار نامه تدوین شده توسط سازمان امور مالیاتی کشور که در اختیـار مودیـان گذارده می شود حاوی فرم صورت های مالی نیز باشد، اشخاص موضوع این ماده با تنظیم و تصویب این فرم هــا به تسلیم صورت های مالی جداگـانه که خود برای موسسه متبوع تهیه نموده اند ملزم نخواهند بود، لیکن می توانند به منظور رفع ابهام احتمالی و یا ارائه اطلاعات بیشتر علاوه بر تنظیم و تسلیم اظهار نامه مزبور نسخه ای از صورت های مالی و ضمائم مربوط را نیز همراه اظهار نامه به اداره امور مالیاتی ذیر بـط تسلیـم نمایند.
ماده 19 . مشمولین بند (ب) ماده 96 قانون مالیات های مستقیم مصوب 11/27/ 1380 مکلفند حساب درآمد و هزینه سال مالی خود که حداقل نشان دهنده فروش کالا، درآمد حاصل از خدمات در ستون درآمد و خرید کالا، هزینه استهلاک دارائی ها و جمع سایر هزینه ها در ستون هزینه باشد را با درج نتیجه عملیات (سود یا زیان) تهیه و تنظیم نمایند.
تبصره - مودیان یاد شده می توانند موجودی کالای فروش نرفته در پایان سال مالی را جزء اقلام هزینه سال خرید منظور نمایند.
http://www.sabt24.com/