آئین نامه مربوط به نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک و نحوه ثبت وقایع مالی و چگونگی تنظیم صورت های مالی نهایی موضوع تبصره 2 ماده 95 اصلاحی مصوب 27/11/1380 قانون مالیات های مستقیم

کلیات

ماده 1. مقررات این آئین نامه شامل مودیانی است که در موعد مقرر در قانون مالیات های مستقیم مصوب 03/12/1366 اصلاحیه های بعدی آن، ترازنامه و حساب سود و زیان و یا حسب مورد حساب درآمد و هزینه و حساب سود و زیان خود را با رعایت مقررات مربوط تسلیم می نمایند.
تبصره- مودیان در انتخاب یکی از رویه های حسابداری بر اساس استانداردهای پذیرفته شده مجازند و در سال های بعد باید همان رویه را اعمال کنند. در صورتی که به جهات مشخصی تغییر در رویه داده باشند، مکلفند اثرات حاصل از تغییر رویه را بر صورت های مالی مشخص و طی یادداشتی جداگانه پیوست اظهارنامه به اداره مالیاتی تسلیم نمایند.
فصل اول. مشخصات دفاتر قانونی
ماده 2. دفاتر قانونی مشمول این آئین نامه عبارت است از کلیه دفاتر روزنامه و کل اعم از مشترک یا جدا از یکدیگر و دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) که قبل از ثبت هرگونه عملیات حسابداری در آن ها، دفاتر روزنامه و کل طبق مقررات مواد 11 و 12 قانون تجارت مصوب 1311 از طرف نماینده اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور مالیاتی ذیربط حسب مورد امضا و پلمپ و ثبت گردیده و به فارسی و با خودنویس یا خودکار تحریر شده باشد.
تبصره 1. اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از پلمپ دفاتر در مراجع مذکور موجب بی اعتباری دفاتر نخواهد بود.
تبصره 2. از پلمپ خارج شدن یکی از دفاتر روزنامه یا کل موجب بی اعتباری دفاتر نخواهد بود. مشروط بر آن که ضمن اعلام مراتب به اداره امور مالیاتی، اقدام به پلمپ مجدد دفتر مذکور شود یا پس از بستن ذیل آخرین ثبت دفتر قبلی ادامه فعالیت در دفتر پلمپ شده دیگر ثبت گردد.
تبصره 3. ادارات امور مالیاتی موظفند فهرست دفاتر ثبت و پلمپ شده واصله از اداره ثبت اسناد و همچنین فهرست دفاتر و مشاغل ثبت و امضا شده از ناحیه خود را به ادارات امور مالیاتی مربوط ارسال نمایند.
ماده 3. مودیان مشمول این آئین نامه مکلفند برای هر سال مالی، فقط از دفاتر امضا، پلمپ و ثبت شده ظرف یک سال قبل استفاده نمایند، مگر این که در اثنای سال به علت تمام شدن دفاتر نیاز به دفاتر جدید باشد که در این صورت مجاز هستند، دفاتر جدید امضا، پلمپ و ثبت نمایند و با رعایت مقررات 16 این آئین نامه ادامه عملیات مالی را در دفاتر جدید ثبت کنند. درج تعداد و مشخصات دفاتر ماخوذه برای استفاده در هر سال مالی، در اظهارنامه مالیاتی مربوط به آن سال الزامی است.
نکته: حتی اگر دفاتر سفید بماند بایستی آن ها را همان طور سفید تحویل داد.
نکته: در صورت ایجاد احتمال تمام شدن دفاتر بایستی قبل از صدور آخرین ثبت (وقوع آخرین رویداد) دفاتر جدید پلمپ شده و اخذ شود. حتی اگر فکر می کنید برای ثبت های بستن حساب ها دفتر جای کافی ندارد، قبل از تعدیلات و شروع به ثبت های بستن بایستی دفتر جدید (یعنی در سال مالی مربوطه نه سال بعد) تهیه شود. البته در این مورد نیز مهلتی که برای بستن حساب هاست، صدق نمی کند. برای مثال فرض کنید می خواهیم سند اختتامیه بزنیم اما دفتر سال مالی جا ندارد، اگر چه طبق قانون حق داریم بعد از سال مالی نیز سند اختتامیه و ثبت های تعدیلی را صادر کنیم، اما مهلت اخذ دفاتر در سال مالی قبل و مهلت اخذ دفاتر مجدد نهایتاً در سال مالی جاری قبل از وقوع آخرین رویداد است. یعنی به علت عدم وجود دفاتر، کلیه دفاتر سال مالی رد خواهد شد.(چون دفتری نداریم که سند اختتامیه را در آن ثبت کنیم.)
برای مثال اگر فکر می کنیم که دفاترمان برای صدور ثبت های تاریخ 19/09 جای ندارد، قبل از رسیدن تاریخ بایستی دفاتر جدید تهیه شود. بهتر است برای جلوگیری از وقوع چنین مشکلاتی در مورد تهیه دفاتر در طی مهلت مقرر محدودیت ها و تشریفات قانونی دریافت دفاتر را نیز در نظر گرفته و هرگاه احتمال می دادیم که امکان دارد دفاتر تمام شود، دفاتر جدید را تهیه کنیم. حتی اگر دفاتر جدید نانویس باقی بماند، فزونی منافع بر مخارج و مفهوم احتیاط رعایت شده است.

ماده 4. دفتر روزنامه، دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی خود را با رعایت اصول و موازین و استانداردهای پذیرفته شده حسابداری و به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت نمایند.
تبصره - نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.
ماده 5. دفتر کل، دفتری است که عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه بر حسب سرفصل یا کدگذاری حساب ها در صفحات مخصوص آن ثبت می شود به ترتیبی که تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه از آن امکان پذیر باشد.
ماده 6. دفتر مشترک روزنامه و کل دفتری است که دارای ستون هایی برای سرفصل حساب های متفاوت باشد، به طوری که اشخاص حقوقی و حقیقی با ثبت و نگهداری دفتر مذکور بر طبق اصول و ضوابط و استانداردهای حسابداری، بتواند نتایج عملیات خود را از آن استخراج و حساب سود و زیان و ترازنامه تهیه نماید.
ماده 7. دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه)، دفتری است که حداقل دارای ستون هایی برای درج تاریخ، شرح معاملات، درآمد، هزینه و دارایی های قابل استهلاک باشد و معاملات مذکور به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت گردد به طوری که در پایان سال تعیین جمع درآمد و هزینه شغلی مودی و تنظیم حساب سود و زیان از آن امکان پذیر باشد.
فصل دوم. سایر دفاتر، اسناد حسابداری و مدارک حساب
ماده 8. دفتر معین، دفتری است که برای تفکیک و مجزا ساختن هر یک از حساب های دفتر کل بر حسب مقتضیات و شرایط حساب ممکن است نگهداری شود. کارت های حساب اعم از آن که به وسیله دست یا ماشین تهیه شده باشد در حکم دفتر معین است.
ماده9 . سند حسابداری فرمی است که در آن یک یا چند مورد از معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی، به حساب هایی که حسب مورد بدهکار یا بستانکار گردیده تجزیه می شود و پس از امضای مراجع ذیصلاح مندرجات آن قابل ثبت در دفاتر می باشد.
ماده 10 . مدارک حساب عبارت از مستنداتی است که بیانگر وقوع یک یا چند فعالیت یا رویداد مالی یا محاسباتی بوده و اسناد حسابداری و دفاتر بر مبنای آن ها تنظیم و تحریر می گردد.
http://www.sabt24.com/